Philini Instituttets personvernerklæring

Basert på Datatilsynets personvernerklæring, 12.03.2018.

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Philini Instituttet (heretter PI) samler inn og bruker personopplysninger på våre nettsider. For skolens studenter og ansatte gjelder også egne avtaler for studieadministrative verktøy. Vi har også egne retningslinjer for personsensitive data.

PI, ved administrasjonssjef, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på philini.no

Administrasjonssjef har det daglige ansvaret for PIs behandlinger av personopplysninger på philini.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Det er UndrumDesign som står for utvikling og drift av philini.no.

PI er databehandler og driftsleverandør for philini.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på PIs servere. Det er kun PI ansatte som har tilgang til opplysningene som samles inn, og tilgangen er basert på områder som er av relevans for den ansatte.

Deling av data med tredjepart

PI deler personopplysninger med andre instanser der det er nødvendig for å levere på skolens ansvar til myndigheter og opprettholde drift. Dersom vi utleverer personopplysninger, inngår vi avtaler med de aktuelle tredjepartene som hindrer deres anledning til å bruke opplysningene til andre formål.

• Vi kan dele anonymiserte data, tilbakemeldinger og undersøkelsesresultater med tredjepartsleverandører, som for eksempel andre skolesystemer for forskningsformål.
• Vi kan dele data om studenter med andre tredjeparter, der det er nødvendig eller påkrevd ved lov, for eksempel: tilsynsmyndigheter, statlige avdelinger, som svar på en forespørsel fra politimyndigheter eller andre offentlige tjenestemenn.
• Vi kan dele data i sammenheng med organisatorisk restrukturering.

Hvis du vil lære mer om tredjepart, vennligst kontakt oss ved hjelp av Kontaktinformasjon nedenfor.

Nettstatistikk

PI samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på philini.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange besøkende de ulike sidene har, hvor lenge besøket i gjennomsnitt varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og oppsamlet form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres før lagring slik at bare deler av den lagres. Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted for å samle inn statistikken.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt aktive samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Besøkende på vår nettside

Din IP-adresse logges for en kort periode av våre webservere. Brukerens IP-adresse, tidspunkt, nettadresse, HTTP status, antall bytes sendt, HTTP referer og HTTP user agent blir logget i 15 dager. Deretter slettes loggen automatisk.

Funksjonelle cookies brukes til å:

– sørge for at nettsidene ser konsistente ut

Ytelsescookies brukes til å:

– forbedre ytelsen til nettsidene gjennom å laste sidene raskere

– forbedre brukeropplevelsen

Målrettede cookies brukes til å:

– la deg dele og like innhold

– sende informasjon til andre nettsteder for å tilpasse reklamen deres

For hver side som vises, lagres følgende opplysninger:

• hvilken side som vises
• dato og tid
• hvilken nettleser som brukes
• en anonymisert IP-adresse

Søk

Denne nettsiden lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder via Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adresser.

PI har anonymiserte opplysninger som er underlagt Google sine retningslinjer for personvern. Her finner du informasjon om Google analytics sine cookies.

Vi respekterer innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye versjonene av nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Som bruker kan du også redigere innstillinger for Google Analytics statistikk og deling av data i Google Data privacy and security.

Håndtering av Informasjonskapsler

Følgende informasjonskapsler brukes på philini.no:

_lang

Dette er en funksjonell cookie som holder på språkvalg

Analyse

Google Analytics generer anonymisert statistikk om besøkende.

HTTP cookies satt av tredjepartsressurser på nettstedene

Host Name

.vimeo.com vuid

.google.com NID

.docs.google.com S

Tredjepartsleverandører

Deling av innlegg i sosiale kanaler

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres ikke hos oss.

Nyhetsbrev

PI tilbyr nyhetsbrev via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Google mail er databehandler for våre nyhetsbrev. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og når du sier opp abonnementet stoppes utsendelse umiddelbart. Opplysningene slettes på forespørsel.

Kontakt for studieinformasjon eller interesse for studieplass

På nettsiden kan du bestille studieinformasjon ved å oppgi navn og e-post. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av studieinformasjon blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere ønsket bestilling på e-post.

Dersom du tar kontakt via skjema/e-post om en studieplass i forkant av søknadsprosessen lagres din e-post eller innsendt skjema i mottakers (PI ansatt) innboks.

Det anbefales ikke å dele sensitive personopplysninger i e-post. Se eget avsnitt under.

Skjemaer på nettsiden

PI benytter  Google Skjemaer på nettsiden, eller lenket fra nettsiden, som samler inn personopplysninger. Skjemaer som samler persondata inneholder samtykke til at informasjonen behandles samt nærmere opplysninger om omfanget av behandlingen. Kontaktinformasjon til databehandler finner du lenger ned på denne siden.

Eksempler på skjemaer er: Forespørsler til skolen, søknad om studieplass og bestilling av studieinformasjon.

Kontaktinformasjon vi får inn blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere søknaden eller forespørselen den besøkende har gjort.

Søknadsprosess for skoleplass

PI har godkjente prosesser for søknad om kurs. Alle søknader blir lagret sentralt på serveren til Philini Instituttet.

Personopplysningene arkiveres ikke lenger enn nødvendig. Enkelte opplysninger plikter PI å oppbevare over en lengre periode av regnskaps- eller arkivmessige årsaker (Se mer under saksbehandling og arkiv). Vi samler kun persondata som er relevant for søknadsprosessen og forsøker å holde dette til et minimum.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til PIs klageorgan, Viken fylkeskommune, ved Statsforvalteren.

Saksbehandling og arkiv

Philini Instituttet bruker Google Apps for Educatioan (GAFE)  arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og lagring av dokumenter (se mer informasjon om tredjepartsleverandør over). Administrasjonssjef har det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive skolers rektorer følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

PI behandler personopplysninger for å oppfylle skolens lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningslov, forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av søknad eller gjennom skolegang. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av saksbehandlingen innhenter PI i noen tilfeller opplysninger fra andre skoler/etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17). Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker på enkeltvedtak i grunnskolen, vil bli utlevert til fylkesmannen som er PI klageorgan.

Lagringsbegrensning

PI forholder seg til grunnkravet hos Utdanningsdirektoratet om dataminimering ved behandling av personopplysninger i barnehager og skoler, ref. denne veilederen hos datatilsynet.

E-post og telefon

PI benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å kontakte ansatte, kunder eller næringslivspartnere. Rektor på skolen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

PIs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden arkiveres e-postkontoene til begrenset områder på skolens servere, der relevante e-poster for saksdokumentasjon kan hentes frem av administrasjonssjef hvis behov.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler logges ikke. Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil den etter avtale bli sitert i et brev eller e-post. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i PIs lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Opplysninger om ansatte

PI behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er avdelingsdirektør, administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på skolens nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i PIs postjournal.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. PI har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av PIs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger.

Kontaktinformasjon

Databehandler: Fredrik Bjørge Hansen

Philini Instituttet

E-post: post@philini.no

Telefon: +47 95277082

Postadresse: Tuneveien 20, 1710 Sarpsborg